Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Here and Now Consulting Oy (Y-tunnus 3009606-6), Hamina, Suomi. Sähköposti: info@vieressa.fi. Here and Now Consulting Oy on Vieressa-videopuhelinpalvelun rekisterinpitäjä ja vastaa henkilötietojesi käsittelystä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Kerättävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja Vieressa-palvelun tuottamiseksi:

• Tilitiedot: käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, salasanan tiiviste (hash), näyttönimi, kieliasetus ja profiilikuva. Valinnaisesti — jos annat ne — oikeat nimet (etunimi, toinen etunimi, sukunimi), puhelinnumero ja laitekäyttäjille (CLIENT-rooli) syntymäaika hoidon iänmukaista kontekstia varten. Nämä valinnaiset kentät eivät ole pakollisia ja ne voi poistaa milloin tahansa.
• Laitetiedot: laitteen tunniste, nimi, asetukset, IP-osoite ja yhteystiedot. Natiivina asennetuista mobiili- ja tablettisovelluksista rekisteröitymisen yhteydessä tallennetaan lisäksi jäsennellyt laitetiedot (valmistaja, mallitunniste, mahdollinen ihmisluettava mallinimi, käyttöjärjestelmän versio sekä tieto siitä, onko kyseessä simulaattori) yhteensopivuustarkistuksia, vianetsintää ja hallintanäkymän erottelua varten (todelliset laitteet vs. emulaattorit). Tallennamme myös push-tunnisteet (Googlen FCM Androidilla, Applen APNs sekä erillinen VoIP-tunniste iOS:llä), joita käytetään ainoastaan saapuvien puheluiden ja hälytysten välittämiseen, sekä laitteen tilatiedot, kuten akun varaustaso ja latausvaihe, jotta valtuutetut läheiset ja hoitajat näkevät yhdellä silmäyksellä, tarvitseeko tabletti huomiota.
• Puhelutiedot: puhelun osallistujat, alkamis- ja päättymisajat, kesto, LiveKit-huonetunnus ja päättymissyy. Ryhmäpuheluissa (enintään 4 osallistujaa samassa huoneessa) tallennetaan samat tiedot osallistujakohtaisesti, ja ne linkitetään yhteisellä ryhmäpuhelutunnisteella. Puhelun ääntä tai kuvaa ei tallenneta.
• Hyvinvointianalyysi (suunniteltu toiminto, ei tällä hetkellä käytössä): palvelu ei tällä hetkellä tuota tai tallenna puhelulitteraatioita tai hyvinvointiarvioita. Jos tämä muuttuu, päivitämme tietosuojaselostetta ja pyydämme sinulta nimenomaisen suostumuksen ennen tällaisen käsittelyn aloittamista.
• Istuntotiedot: IP-osoite, selaintiedot (user agent), laitteen nimi ja aikaleimat. Näitä tietoja käytetään tietoturvan varmistamiseen ja luvattoman käytön estämiseen.
• Tekniset tiedot: käytämme ainoastaan välttämättömiä evästeitä kirjautumisen ja kielivalinnan toimintaan. Emme käytä seuranta-, analytiikka- tai mainosevästeitä.
• Profiilikuvat: lataamasi kuvat tallennetaan yksityiseen pilvitallennustilaan (AWS S3, EU-alue) ja niihin pääsee käsiksi aikarajoitettujen suojattujen URL-osoitteiden kautta. Kuvat poistetaan, kun poistat ne tai poistat tilisi.
• Sijaintitiedot: kun CLIENT-laite jakaa sijaintinsa selaimen luvalla, sen viimeisin GPS-sijainti (leveys- ja pituusaste sekä tarkkuus) tallennetaan. Sijainti näytetään valtuutetuille perheenjäsenille ja hoitajille turvallisuussyistä. Tallennamme vain viimeisimmän sijainnin, emme sijaintihistoriaa. Voit estää sijainnin jakamisen selaimen asetuksista milloin tahansa.
• Laitetelemetria: hallinnoidut tabletit ja IoT-laitteet voivat raportoida teknistä tilatietoa (akku, yhteys, laiteohjelmiston versio, kokoonpanon tila). Telemetriaa käytetään laitehallintaan ja vianmääritykseen — ei käyttäjän seurantaan. Vain ylläpitäjät ja valtuutetut hoitajat voivat tarkastella sitä.
• Käyttötapahtumat: tablettisovellus lähettää nimettömiä käyttöliittymätapahtumia (esim. mikä näyttö avattiin, mitä painiketta painettiin, aikaleimat), joita käytetään käytettävyyden parantamiseen. Viestisisältöjä, puhetta tai muita henkilötunnisteita kuin laitteen tunnus ei tallenneta.
• Microsoft Teams -linkitys (vapaaehtoinen): jos valitset linkittää Microsoftin työ- tai oppilaitostilin voidaksesi soittaa ja vastaanottaa puheluita Vieressa-palvelun ja Microsoft Teamsin välillä, tallennamme Microsoft-objektitunnisteesi, näyttönimen sekä käyttö- ja päivitystokenit, jotka Microsoft meille antaa puolestasi. Tietoja käytetään ainoastaan tunnistautumiseen Microsoftin Teams- ja Azure Communication Services -palveluihin, ja ne poistetaan, kun purat linkityksen tai poistat tilisi. Kun Vieressa-mobiilisovellus on asennettu laitteellesi ja olet linkittänyt Teams-tilin, sovellus rekisteröi salatun push-kanavan Microsoftin Azure Notification Hub -palveluun, jotta saapuvat Teams-puhelut voivat herättää sovelluksen myös taustalla tai lukitulta näytöltä. Hubiin välitetään ainoastaan push-herätyksen reititysmetatiedot (laitekohtainen tunniste ja anonyymi puhelutunniste) — puhelun ääni tai kuva ei koskaan kulje tämän kanavan kautta.

Tietojenkäsittelyn perusteet

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavilla EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisilla perusteilla: (a) Sopimuksen täytäntöönpano (artikla 6(1)(b)) — tilitietojen, laitetietojen ja puhelutietojen käsittely on välttämätöntä Vieressa-palvelun tuottamiseksi sinulle; (b) Oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)) — istuntotietojen ja teknisten tietojen käsittely on tarpeen palvelun tietoturvan ja toimivuuden varmistamiseksi; (c) Suostumus (artikla 6(1)(a)) — valinnaisten sähköpostiviestien lähettäminen perustuu antamaasi suostumukseen, jonka voit peruuttaa milloin tahansa.

Tietojen säilytysaika

Tilitietoja säilytetään niin kauan kuin tilisi on aktiivinen; kun poistat tilisi, kaikki henkilötietosi poistetaan pysyvästi 30 päivän kuluessa. Puhelutietoja säilytetään tilisi aktiivisena ollessa, jotta pääset tarkastelemaan puheluhistoriaasi. Vastaajaviestit poistetaan automaattisesti 30 vuorokauden kuluttua tallentamisesta. Kirjautumisistunnot mitätöidään automaattisesti 90 päivän käyttämättömyyden jälkeen. Tietoturvaan liittyviä tarkastuslokeja säilytetään 180 päivää, jonka jälkeen ne poistetaan. HTTP-palvelinlokeja säilytetään erikseen Palvelinlokit ja turvallisuus -kohdassa kuvatun mukaisesti. Voit pyytää tietojesi poistamista milloin tahansa profiiliasetuksista tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@vieressa.fi.

Ääniviestit (vastaaja)

Jos otat vastaajatoiminnon käyttöön profiiliasetuksistasi, toiset käyttäjät voivat jättää sinulle lyhyen ääni- tai videoviestin kun et vastaa puheluun. Videoviesteistä tuotetaan automaattisesti tekstivastine saavutettavuuden tukemiseksi. Toiminto on vapaaehtoinen ja käsittely perustuu antamaasi nimenomaiseen suostumukseen (GDPR art. 6(1)(a)). Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla toiminnon pois käytöstä profiiliasetuksista.

• Säilytysaika: ääniviestit poistetaan automaattisesti 30 vuorokauden kuluttua tallentamisesta. Voit myös poistaa yksittäisen viestin milloin tahansa, jolloin se poistetaan heti tallennuksesta.
• Pääsy viestiin: vain vastaanottaja voi kuunnella jätetyn ääniviestin. Perheenjäsenet ja hoitajat näkevät puheluhistoriasta, että viesti on jätetty, mutta eivät pääse kuuntelemaan sitä ilman vastaanottajan suostumusta.
• Tallennuspaikka: ääniviestit tallennetaan salattuna (SSE-KMS) Amazon S3 -palveluun EU:n alueella (eu-north-1). Kuuntelu tapahtuu lyhytaikaisten allekirjoitettujen linkkien kautta (2 min voimassaoloaika).
• Suostumuksen peruuttaminen: kun poistat toiminnon käytöstä, uusia viestejä ei voi enää jättää sinulle. Jo jätetyt viestit säilyvät postilaatikossasi, kunnes kuuntelet tai poistat ne, tai kunnes 30 vuorokauden säilytysaika täyttyy.

Palvelinlokit ja turvallisuus

Palvelimet kirjaavat jokaisen pyynnön lokiin: täydellisen IP-osoitteesi, käyttäjäagentin, aikaleiman, pyyntöpolun ja vastauskoodin. Lokeja säilytetään 12 kuukautta, jonka jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Oikeusperuste: oikeutettu etu (GDPR art. 6(1)(f), johdanto-osan kappale 49) tietoverkkojen ja -järjestelmien turvallisuuden, väärinkäytön estämisen, häiriötilanteiden selvittämisen ja virheenkorjauksen vuoksi.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklat 15–22 takaavat sinulle seuraavat oikeudet: oikeus saada pääsy tietoihin (artikla 15), oikeus oikaista tiedot (artikla 16), oikeus tietojen poistamiseen (artikla 17), oikeus rajoittaa käsittelyä (artikla 18), oikeus siirtää tiedot (artikla 20) ja oikeus vastustaa käsittelyä (artikla 21).

• Voit viedä kaikki tietosi profiiliasetuksista kohdasta "Tietosuoja" > "Vie omat tiedot".
• Voit poistaa tilisi ja kaikki siihen liittyvät tiedot profiiliasetuksista kohdasta "Tietosuoja" > "Poista tili".

Tietojen siirtäminen

Henkilötietosi tallennetaan EU:n/ETA:n alueella sijaitsevilla palvelimilla. Videopuhelujen välitykseen käytettävät LiveKit-palvelimet sijaitsevat Hetznerin Helsingin konesalissa (Suomi, EU) — puhelumediaa ei siirretä EU:n ulkopuolelle, eikä tässä käsittelyssä tarvita vakiosopimuslausekkeita. Profiilikuvat ja vastaajaviestit tallennetaan AWS S3 -palveluun (EU-alue, eu-north-1). Palveluviestit lähetetään Amazon SES -palvelun kautta (EU-alue). Kun säätietoelementti näytetään, palvelimemme lähettää karkean sijainnin (leveys- ja pituusaste kahden desimaalin tarkkuudella, noin 1 km:n ruudukko) Open-Meteo-palveluun (open-meteo.com, EU) paikallisen sääennusteen hakemiseksi; tunnistetietoja ei välitetä. Mobiilisovellusten saapuvien puhelujen ilmoitukset välitetään Googlen Firebase Cloud Messaging -palvelun (Android) ja Applen Push Notification -palvelun kautta (iOS, mukaan lukien CallKitin herättävä VoIP-kanava); nämä palveluntarjoajat toimivat maailmanlaajuisesti, ja tiedonsiirrot perustuvat EU–US Data Privacy Framework -kehykseen ja tarvittaessa vakiosopimuslausekkeisiin. Näihin palveluihin välitetään vain laitekohtainen push-tunniste sekä lyhyt laukaiseva hyötykuorma (puhelutunniste ja soittajan nimi) — puhelun ääni tai kuva ei kulje näiden palveluiden läpi. Jos linkität Microsoft Teams -tilin, tunnistautuminen ja puhelun signalointi kulkevat Microsoft Azure Communication Services- ja Microsoft Teams -palveluiden kautta, ja saapuvien Teams-puheluiden herätyksiä Vieressa-mobiilisovelluksille välitetään Microsoft Azure Notification Hub -palvelun (Microsoftin push-välitysjärjestelmä) kautta, joka puolestaan ohjaa ilmoituksen Applen APNs- tai Googlen FCM-palveluun. Microsoft käsittelee tiedot tietojenkäsittelysopimuksensa (Data Protection Addendum), EU-tietorajan (EU Data Boundary) ja EU–US Data Privacy Frameworkin mukaisesti.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain. Olennaisista muutoksista ilmoitamme sinulle sähköpostitse tai palvelun kautta. Mikäli muutokset koskevat suostumukseesi perustuvaa tietojenkäsittelyä, pyydämme sinulta uuden suostumuksen ennen muutosten voimaantuloa.

Yhteydenotot

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä ota yhteyttä: info@vieressa.fi. Mikäli katsot, ettei oikeuksiasi ole noudatettu, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon (tietosuoja.fi).